Czym jest scoping session?
Scoping session to warsztaty przedwdrożeniowe, które stanowią analizę wszystkich szczegółów projektu. Scoping stanowi pierwszy etap, który systematyzuje wszelkie informacje dotyczące wdrożenia, czy też migracji. My, jako agencja Shopify, wiele uwagi poświęcamy na zbadanie wszystkich potrzeb eCommerce i technologicznych klienów. Dogłębna analiza pozwala na odpowiedzenie na pytania, które pojawiają się przed rozpoczęciem działań, a jej wynik stanowi niejako ‘biblię’ całego projektu. Zakres warsztatów każdorazowo ustalany jest indywidualnie, ponieważ pod uwagę należy wziąć uwarunkowania projektu, które zawsze są inne. Warto jednak mieć świadomość, że podczas takiej analizy porusza się m.in. takie zagadnienia:
- ustalenie wymagań biznesowych i priorytetów związanych z działaniem nowopowstającego eCommerce
- określenie całej architektury i ekosystemu sklepu
- naszkicowanie priorytetów i celów, które są stawiane w ramach projektu
- zdefiniowanie funkcjonalności i niezbędnych elementów, których pojawienie się jest wymagane już na starcie
- ustalenie zakresu wszelkich integracji, które będą zachodziły wokół eCommerce (integracje z wybranymi aplikacjami, ale również z systemami wokół sklepu, tj. PIM, ERP, czy CRM)
- określenie procesów płatniczych i logistycznych w sklepie
- zatwierdzenie wyboru danej technologii (kluczowa jest świadoma decyzja poparta wcześniejszą analizą)
Obszary, które podlegają analizie również zależne są od projektu, niemniej podczas scoping session porusza się tematy wokół: zarządzania informacjami o produkcie, procesów obsługi zamówień, kanałów sprzedaży, analityki, backend i frontend sklepu.
Etapy analizy przedwdrożeniowej
Jeśli chodzi o etapy scoping session, to możemy wyróżnić kilka głównych punktów: pierwszym z nich są warsztaty między klientem a agencją (przeprowadzane zarówno w formie online, jak i offline), kolejnym jest analiza własna specjalistów na podstawie zebranych podczas warsztatów informacji. Następnym krokiem są kolejne warsztaty, na których przedstawiane są pierwsze wnioski z analizy, to moment konsultacji. Po drugim spotkaniu następuje ponowna weryfikacja wewnętrzna i przygotowanie finalnej wersji raportu z analizy z ujęciem wniosków z odbytego spotkania. Końcowym etapem jest prezentacja wypracowanego dokumentu, omówienie go wraz z przedstawieniem wniosków, planu wdrożenia, kosztów, timeline’u i kolejnych kroków.
Jak przygotować się do scoping session?
Bardzo istotnym jest odpowiednie przygotowanie się do warsztatów. Naturalnie jednym z zadań osoby przeprowadzającej scoping session jest odpowiednie zaplanowanie całego spotkania tak, by było ono jak najbardziej wartościowe i merytoryczne. Niemniej istotnym jest przygotowanie samego klienta, czego nie można pomijać w całym procesie. W tym zakresie:
- Analityk przekazuje z wyprzedzeniem agendę spotkania wraz z zagadnieniami, które będą omawiane i listą pytań, na które warto odpowiedzieć sobie przed warsztatami
- Analityk dostarcza klientowi brief, dzięki któremu następuje systematyzacja pierwszych informacji (brief jest niezwykle istotny dla obu stron)
Niezwykle ważnym jest również to, kto prowadzi scoping session. Kluczowe w tym kontekście są: doświadczenie, kompetencje, spojrzenie 360 na biznes, szeroka wiedza wdrożeniowa, analityczne myślenie, umiejętność słuchania i wychwycania szczegółów przy równoczesnej umiejętności zadawania odpowiednich, otwierających klienta pytań.
Znaczenie analizy scoping session
Na scoping session patrzymy jako na pierwszy, kluczowy element projektów wdrożeniowych, migracyjnych. Celem warsztatów jest poznanie wszystkich elementów, zrozumienie mechanizmów, naszkicowanie planu implementacji tak, by sklep spełnił sprecyzowane wcześniej założenia dotyczące eCommerce. Klient po takiej analizie ma być w stanie odpowiedzieć sobie na kluczowe pytanie wokół projektu, m.in.:
- jaką technologię wybrać?
- jak wygląda timeline i na kiedy wskazać deadline?
- jakie procesy będą zachodziły w sklepie?
- z jakimi systemami, dlaczego i w jaki sposób będzie połączony sklep?
- z jakimi kosztami wiązać będzie się wdrożenie?
- jakie będą koszta stałe dotyczące eCommerce?
Wyniki analizy scoping session określają następny krok, który w kontekście projektu należy zrobić – raport z analizy zawiera w sobie również rekomendację technologiczną i plan działania. Cel całego spotkania dla obu stron, to zrozumienie złożoności projektu, ustematyzowanie wszystkich informacji, zebranie ich w jedno miejsce, wyciągnięcie wniosków, opracowanie estymacji, czasu i kosztu wdrożenia.
Wspominałam, że nieraz scoping session i raport z niej wynikający traktuje się jako ‘biblię’ wdrożenia. Dzięki odpowiednio przeprowadzonej analizie, znacznie ogranicza się ryzyka, które w trakcie projektu mogą się pojawić. Na etapie warsztatów opracowuje się wiele scenariuszy działania i wybiera ten najbardziej optymalny dla złożoności i założeń projektu.
Scoping session to bardzo ważny etap projektu, który oddziaływuje na pracę specjalistów, którzy są zaangażowani we wdrażanie. Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest taka istotna? Poniżej znajdują się opinie specjalistów Brand Active:
Opinia IT Project Managera
Scoping session jest bardzo ważnym elementem, dzięki któremu zespół developerski od razu może podjąć się estymacji i działań w projekcie oraz przeanalizować, jakie wymagania przed nim stoją. Dzięki dogłębnej analizie przed startem projektu jako zespół mamy zdefiniowane cele oraz kamienie milowe, które dostarczymy klientowi wg założonego harmonogramu.
– Weronika Radlińska, IT Project Manager
Opinia Specjalista Quality Asssurance
Z punktu widzenia osoby, która weryfikuje i testuje gotowe rozwiązanie – precyzyjne określenie wymagań systemu jest kluczowe. Już podczas planowania funkcjonalności mogą zostać wyłapane potencjalne błędy i wskazane wszelkie ryzyka, co skraca czas realizacji. Brak lub niepełne przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej prowadzi do powstania wielu problemów na etapie prac programistyczno-wdrożeniowych.
-Renata Szafran, Quality Assurance
Opinia Head of Business Analysis
Analiza przedwdrożeniowa jest kluczowym elementem każdego projektu, niezależnie od jego wielkości i złożoności. Jest istotnym procesem weryfikacji i zrozumienia celów i założeń biznesowych. Bez tego procesu doradztwo, dobór rozwiązań i sposób implementacji może okazać się błędny, generując utratę środków i czasu.
Niejednokrotnie sam scoping session przyczynia się do zwiększenia świadomości inwestora co do możliwości i ograniczeń systemów.
Finalnym efektem jest klarowna ścieżka wykonania projektu wraz z realnymi estymacjami kosztowymi i czasowymi.
-Piotr Znamirowski, Head of Business Analysis
Opinia Lead Senior R&D Full-Stack Developer’a
Co jest kluczowe w momencie budowy domu? Solidny fundament. Dokumentacja to podstawa każdego projektu. Zebranie wszystkich oczekiwań dotyczących funkcjonalności, jasno i precyzyjnie opisane działania w ramach przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej sprawiają, że projekt można wdrożyć w założonym czasie i budżecie. Z punktu widzenia developera ważny jest również aspekt skompletowania informacji o wyborze aplikacji i systemów zewnętrznych. Na początku drogi, podczas scoping session, obierany jest kierunek działań, ale co ważne – określa się również ścieżkę dojścia do założonego celu.
-Taras Andrukhiv, Lead Senior R&D Full-Stack Developer
Scoping session traktować należy jako niezbędny, kluczowy element, który odpowiednio przeprowadzony może zminimalizować ryzyka związane z wdrożeniem i pomóc podjąć świadomą decyzję biznesową.
Zachęcam do weryfikacji naszego firmowego bloga Shopify, by zwiększać wiedzę o tej platformie – na łamach wpisów dzielimy się wiedzą, która jest również bardzo przydatna w kontekście podejmowania świadomych decyzji biznesowych (również podczas warsztatów przedwdrożeniowych).
