Umowy time & material i realizacja projektu wg Agile

time material agile

Planujesz rozpocząć współpracę z Brand Active? Zapoznaj się z naszym system pracy i filozofią, którą wyznajemy. Podejście zostało wypracowane na podstawie ponad 5-letniej historii naszej agencji oraz sumarycznie dziesiątek lat doświadczeń naszych managerów. W Brand Active realizujemy projekty w oparciu o kontrakty time & material, które umożliwiają nam bliską współpracę, pełną zaangażowania według filozofii Agile. Mamy nadzieję, że nasze podejście jest spójne z Twoim postrzeganiem tego, w jaki sposób powinny przebiegać projekty wdrożeniowe i marketingowe.

 

Zaufanie na początkowym stadium

Dobra współpraca rozpoczyna się od wzajemnego zaufania. Ciężko wyobrazić sobie kooperację przy projektach, które trwają zwykle min. 6 miesięcy, a nawet kilka lat jeśli są rozwojowe, bez pełnego zaufania.. Jasne, na zaufanie też trzeba zapracować, więc z czasem ono powinno być coraz większe. My jako agencja możemy mieć obawy, które dotyczą takich zagadnień, jak: wiedza Klienta, gotowość na ciężką pracę, terminowość w ustaleniach i płatnościach, odpowiedni budżet. Z kolei Klient może mieć naturalne obawy: czy potrafią, czy dostarczą na czas, czy nie zapadną się pod ziemię. Dlatego bez początkowej wzajemnej weryfikacji się nie obejdzie. My sprawdzimy Klienta pod względem: historii, zasobów (wiedzy w firmie o eCommerce), wyników finansowych (co może nam potwierdzić wypłacalność, terminowość) i samego podejścia do nas, jako do agencji – czy jest partnerskie. Z kolei każdego Klienta przed rozpoczęciem współpracy zachęcamy do: przejrzenia naszej strony, przede wszystkim Case Studies i Aktualności, pozyskania rekomendacji (również możemy umożliwić kontakt z naszymi byłymi i obecnymi Klientami), weryfikacji naszej stabilności, za którą stoi solidny fundament firmy oraz Grupa Divante (przeczytaj więcej). Postanowiliśmy też dzielić się wynikami badań NPS i wystarczy do nas napisać aby poznać aktualną średnią ocenę, której dokonali nasi Klienci. Kiedy powyższa wzajemna weryfikacja jest za nami, możemy o niej zapomnieć. Teraz już tylko ZAUFANIE i partnerska relacja.

Umowa time & material

Doświadczenie nasze i ogólnie większości firm w branży pokazuje, że umowy tzw. fixed price (czyli z góry ustalony zakres i cena) się nie sprawdzają. Nie ma bardziej zmiennego środowiska rozwoju od eCommerce, IT i marketingu. Doskonale wiemy, jak wszystko szybko się zmienia i raz ustalony zakres wdrożenia czy nawet kampanii marketingowej za kilka tygodni może być nieaktualny, ponieważ zmieniły się oczekiwania zarówno biznesu, jak i konsumentów. Dlatego umowy fixed price naprawdę potrafią być krzywdzące dla Klientów, ponieważ mocno ograniczają zakres a wykonawców, takich jak nasza agencja narażają na ciągłe zmiany zakresu, kiedy cena jest z góry ustalona, co biznesowo jest nieopłacalne, w zespole wykonawczym prowadząc do dużego stresu.. Należy też wspomnieć o tym, że w obliczu niewiadomych przy estymacji projektu, agencje przeważnie stosują bufor bezpieczeństwa, który jest niczym innym jak wyższą wyceną np. o 15% na wypadek dodatkowych nieprzewidzianych prac. Czasami to też nie jest korzystne dla Klienta ponieważ wyceny potrafią być wygórowane, a w efekcie okazuje się, że projekt przeszedł bez zakłóceń i bufor nie został wykorzystany. Podsumowując krótko, podejście fixed price przy zmiennych warunkach realizacji projektu potrafi doprowadzić również do nieporozumień na linii Klient – Agencja, a w efekcie do utraty zaufania.

 

Dlatego też jako agencja Shopify & eCommerce preferujemy umowy time & material (t&m), które przy zaufaniu zbudowanym według poprzedniego akapitu jest świetnym rozwiązaniem dla Klienta i agencji. W umowie t&m rozliczenie pomiędzy stronami jest godzinowe- za wykonaną pracę. Poprzedzająca zalecana sesja scopingowa tzw. Scoping Session (przeczytaj więcej) pozwala nam oszacować wielkość wdrożenia i wyzwania, więc to nie jest tak, że wdrożenie realizowane jest niczym studnia bez dna. Każdej ze stron zależy na jak najszybszej realizacji, ale z zachowaniem wysokiej jakości, która w przypadku fixed price często ulega obniżeniu w związku z tzw. wrzutkami, dodatkowymi nieplanowanymi pracami. Możesz zapytać: to dlaczego “wrzutki” nie zostały zaplanowane? Tak jak już wspomniałem wcześniej cały eCommerce to środowisko niesamowicie zmienne i wieloaspektowe. Złożoność wielu procesów sprawia, że nawet najmądrzejszy człowiek świata nie jest w stanie przewidzieć niektórych sytuacji, które sprawiają, że trzeba coś zrobić inaczej, coś zmienić, a to pociąga za sobą dodatkowe roboczogodziny. W umowie t&m opisana sytuacja sprawia, że za dodatkowe godziny płaci Klient, a nie Agencja, co jest bardzo w porządku. Z analogiczną sytuacją spotkamy się u mechanika, który na wstępie rzadko kiedy zapewni nas, ile będzie kosztować naprawa, kiedy jest ona złożona. Mechanik rozbiera auto, znajduje przyczynę, a przy okazji okazuje się, że trzeba dokupić dodatkową część no i to, że musiał rozebrać pół silnika, to też jest ujęte w jego wynagrodzeniu. Z taką samą sytuacją spotykamy się podczas wdrażania sklepów internetowych, technologii e-commerce oraz podczas realizacji złożonych kampanii marketingowych.

 

Dzięki umowie t&m nie ma konieczności definiowania szczegółowo każdej funkcjonalności, składowej projektu, Klient na każdym etapie może ingerować w zakres projektu, w funkcjonalności w zależności od potrzeb rynku i możliwości budżetu. Dodatkowo w związku z tym, że taka umowa wymaga dużej transparentności (Klient widzi, w jaki sposób pracują programiści i specjaliści, ile czasu, na co poświęcają: przykładowy raport- klinij) łatwiej jest nam współpracować według filozofii Agile, o czym więcej poniżej.

Realizacja projektu wg Agile

Staramy się być organizacją Agile, ponieważ wiemy, że to jedyne słuszne wyjście współpracy z Klientem w tak zmieniających się warunkach biznesowych. Naszą pracę w eCommerce realizujemy z pasji, a do każdego projektu zawsze chcemy podchodzić pełni zaangażowania i z radością. Jednak nic bardziej nie zabija radości, kreatywności i zaangażowania, jak brak zaufania, przerzucanie odpowiedzialności, punktowanie się nawzajem (nawet zapisami z umów) i usilne udowadnianie Klientom, że tej funkcjonalności nie było w zakresie. Filozofia Agile, która jest ogólnoświatowym trendem, w pewien sposób definiującym współpracę i relacje pomiędzy wykonawcą a Klientem. Manifest Agile, który został rozsławiony na cały świat, dzisiaj jest niczym przykazania dla wielu firm, dla nas również – https://agilemanifesto.org

 

“Odkrywamy nowe metody programowania dzięki praktyce w programowaniu
i wspieraniu w nim innych.
W wyniku naszej pracy zaczęliśmy bardziej cenić:

 

Ludzi i interakcje od procesów i narzędzi
Działające oprogramowanie od szczegółowej dokumentacji
Współpracę z Klientem od negocjacji umów
Reagowanie na zmiany od realizacji założonego planu.

 

Oznacza to, że elementy wypisane po prawej są wartościowe,
ale większą wartość mają dla nas te, które wypisano po lewej.”

Transparentność i raportowanie

To wszystko, o czym pisałem powyżej naturalnie pociąga za sobą TRANSPARENTNOŚĆ. Uwielbiamy to słowo i to, co kryje się za nim. Działając w sprintach, łatwiej jest nam kontrolować stan projektu, efektów i planować kolejne sprinty czy kamienie milowe. Takie działanie umożliwia nam transparentność, przez którą rozumiemy to, że:

 

  • Klient jest na bieżąco z tym, co robi agencja (może weryfikować postęp prac w systemie zarządzania projektem np. Jira)
  • Agencja wie na bieżąco o wszystkich zmianach i założeniach, o czym Klient niezwłocznie informuje
  • Zespoły projektowe wiedzą o ewentualnych opóźnieniach i problemach
  • Czas pracy nad projektem jest jawny, do zweryfikowania w każdej chwili

 

Pracując nad marketingiem e-commerce, również w regularnych miesięcznych sprintach, podsumowujemy działania, weryfikujemy wyniki i planujemy kolejny miesiąc. Tutaj też jesteśmy transparentni, ponieważ kampanie prowadzimy z kont Klientów (do których jest pełen wgląd) a w raportach miesięcznych (przykładowy raport-kliknij) nawet zestawiamy nasze koszty do wypracowanych przychodów, przez co weryfikujemy opłacalność kampanii marketingowych.

Wspólny sukces

Jak już wspomniałem, dla nas jako dla agencji e-commerce kluczowe jest osiągać sukcesy razem z Klientami. Te cieszą nas najbardziej. Wspólnie tworząc zespół, najczęściej dążymy do tego, żeby to nasz Klient miał dodatni wynik biznesowy i zrealizował swoje założenia, ale nie możemy zapominać o tym, że agencja jest dla nas takim samym biznesem. Robiąc wdrożenia sklepów internetowych ciągle mamy w głowie, że mają sprzedawać, mają być skuteczne, przyjemne dla oka i nie generować nieprzewidzianych kosztów. Z kolei realizując kampanie marketingowe dla e-commerce, najważniejsza jest dla nas sprzedaż w sklepie Klienta. Nie ilość wyświetleń, nie ilość wypozycjonowanych fraz itp. To wszystko może fajnie wyglądać, ale jeśli nie ma postępującej sprzedaży lub prognoz, że ta sprzedaż na podstawie podjętych działań będzie rosnąć to trzeba sobie powiedzieć: nie wiemy, co możemy zrobić więcej, widzimy, że nasze działania nie przynoszą efektu. Tak się dzieje niezwykle rzadko, ale nie jest tajemnicą, że nie każdy trener z drużyną piłkarską zajdzie daleko, czasami zmiana sztabu trenerskiego powoduje, że drużyna zaczyna grać lepiej. My jako agencja jesteśmy właśnie takim sztabem szkoleniowym. Jako agencja e-commerce również musimy się rozwijać, zatrudniać coraz to bardziej doświadczonych managerów, specjalistów i programistów, wiemy, że takie doświadczenie po naszej stronie, otwarta i transparentna współpraca time & material oraz otwartość i zaufanie po stronie Klienta, jest świetnym przepisem na WSPÓLNY SUKCES.

Marcin Rudzik
CEO w agencji e-commerce Brand Active, twórca podcastu „Merytorycznie o eCommerce”, mentor z zakresu e-commerce w Inkubatorach AIP. Regularnie występuje na konferencjach oraz pisze artykuły do branżowych magazynów. Z pasji strażak w jednostce OSP.

Polecane wpisy

Porozmawiaj z nami
Czat udostępnia Firmao.pl CRM